Siedzibę spółki z o.o. określa się się w umowie spółki poprzez wskazanie miejscowość na terenie Polski. Dokładny adres pod jakim spółka będzie zarejestrowana wskazuje się we wniosku o rejestrację spółki z o.o. Jest to adres na terenie miejscowości wskazanej jako siedziba spółki. Na tym etapie klienci zadają mi często następujące pytania:

Czy osoby reprezentujące nowo-założoną spółkę mogą wskazać we wniosku o rejestrację dowolny adres? Czy w momencie rejestracji spółka musi przedstawić tytuł prawny do lokalu? (np. umowę najmu)

Sąd rejestrowy nie weryfikuje na etapie rejestracji czy nowa spółka z o.o. faktycznie prowadzi działalność pod wskazanym adresem. Do Krajowego Rejestru Sądowego wpisywany jest adres wskazany we wniosku. Nie jest wymagane przedstawienie do wglądu dokumentu potwierdzającego tytułu prawny do lokalu lub zgody właściciela lokalu na zarejestrowanie spółki pod tym adresem.

Nie oznacza to, że sąd zawsze wpisze każde dane podane przez wnioskodawcę. Sąd rejestrowy bada, czy zgłoszone dane są zgodne z rzeczywistym stanem. Jeżeli ma w tym względzie uzasadnione wątpliwości może żądać przedłożenia stosownych dokumentów. Miałem sytuację, gdy klient chciał zarejestrować nową spółkę z o.o. pod adresem jednego z bardziej znaczących przedsiębiorstw w województwie. Możliwość podania tego adresu miała być rzekomo uzgodniona ze swoim pracodawcą. Sąd zażądał umowy potwierdzającej tytuł do lokalu i wówczas okazało się, że przedsiębiorstwo o niczym jednak nie wiedziało.

Co do zasady jednak sąd nie powinien zwracać się o przedstawienie umowy najmu/użyczenia lokalu dla spółki lub potwierdzenia prawa własności do lokalu. Często zresztą zawarcie takiej umowy przed wpisem do KRS jest znacznie utrudnione. Niektórzy wynajmujący zawierają umowy z nowymi podmiotami dopiero po formalnym wpisaniu spółki z o.o. do rejestru. Dla zabezpieczenia interesów nowej spółki warto zawrzeć jednak przynajmniej umowę przedwstępną lub dwustronną deklarację pomiędzy wynajmującym a spółką w organizacji/wspólnikami spółki o zawarciu takiej umowy niezwłocznie po wpisie spółki do rejestru.

Brak konieczności udowadniania prawa spółki do lokalu w momencie rejestracji nie oznacza, że nie trzeba będzie wykazać tego prawa później. Bardzo prawdopodobna jest weryfikacja prowadzenia działalności gospodarczej pod wskazanym adresem przez urząd skarbowy. Ma to na celu przeciwdziałanie zakładaniu fikcyjnych podmiotów dla celów karuzeli VAT. Kontroler może wówczas sprawdzić, czy pod wskazanym adresem jest prowadzona faktyczna działalność i czy spółka posiada prawo do użytkowanego lokalu.

O formalnym uregulowaniu prawa do lokalu nie można zapominać również w sytuacji, gdy należy on do jednego z udziałowców spółki z o.o. Spółka jest bowiem odrębnym podmiotem i we własnym imieniu nabywa prawa oraz zaciąga zobowiązania.