System teleinformatyczny służący do rejestracji spółki z o.o. przez internet (S24) zdecydowanie nie jest najprzyjaźniejszy dla użytkownika. Bardzo lubi się zawieszać, wyskakują błędy a zmiany w dokumentach nie zawsze się zapisują. Na osoby chcące zarejestrować spółkę czeka również kilka innych pułapek, np. nie wszystkie dokumenty niezbędne przy założeniu spółki są dostępne z poziomu systemu, nie zawsze też S24 doradzi, że gdzieś jest jakiś błąd.

W przypadku złego wypełnienia wniosku o rejestrację spółki sąd zwraca go bez rozpoznania. Nie oznacza to, że spółki z o.o. nie będzie można założyć, natomiast zdecydowanie wydłuża cały proces. Zgodnie z przepisem art. 19 ust. 10 ustawy o krajowym rejestrze sądowym, w razie zwrócenia wniosku może on być ponownie złożony w terminie 7 dni od daty doręczenia zarządzenia o zwrocie. Jeżeli wniosek ponownie złożony nie zawiera braków, wywołuje on skutek od daty pierwotnego wniesienia. Skutek taki nie następuje w razie kolejnego zwrotu wniosku, chyba że zwrot nastąpił na skutek braków uprzednio niewskazanych.

Tutaj pojawia się problem, ponieważ system S24 nie przewiduje opcji złożenia tego samego wniosku ponownie, tym razem wypełnionego już poprawnie. Po otrzymaniu na skrzynkę elektroniczną zarządzenia o zwrocie nie mamy możliwości korespondowania z sądem w temacie zwrotu wniosku. Możemy to zrobić za pośrednictwem innego systemu sądowego – Portalu Rejestrów Sądowych (prs-ekrs.ms.gov.pl/). Najczęściej jednak, z kilku względów, jest to rozwiązanie problematyczne, bardziej czasochłonne i kosztowne.

Lepszą alternatywą jest moim zdaniem utworzenie w systemie S24 profilu spółki o tej samej nazwie, razem z poprawnie utworzonymi dokumentami i ponowne złożenie wniosku. Korzystamy wówczas z przyspieszonej procedury rejestracji, nie ryzykujemy możliwości niezaliczenia przez referendarza podpisanych wcześniej dokumentów, całą korespondencję z sądem prowadzimy w jednym miejscu. Nie martwcie się, że w systemie są dwie takie same spółki, ta której wniosek został zwrócony będzie uznana na nieistniejącą.

Czasami utworzenie ponownie wszystkich dokumentów spółki z o.o. jest problematyczne (np. ze względu na brak czasu wspólników lub brak możliwości złożenia podpisów elektronicznych). Również wspólnikom zależy czasem na zachowaniu daty zawarcia umowy spółki i tożsamości nowego podmiotu. Wówczas pozostaje nam złożenie wniosku przez Portal Rejestrów Sądowych (PRS). Osobiście wybieram wówczas wniosek o rejestrację spółki załączając pismo przewodnie, z wytłumaczeniem sytuacji i wnioskiem o zaliczeniem już utworzonych dokumentów. Należy wnieść również nową opłatę (w wyższej wysokości niż wnosząc wniosek przez S24), ta która została wniesiona przy okazji nieudanej rejestracji zostanie przez sąd zwrócona.