Mój klient chciał złożyć bezpłatnie sprawozdanie finansowe spółki z o.o. przez Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) znajdującym się pod adresem: https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/. Udało się wgrać sprawozdanie finansowe oraz uchwały, weryfikacja przebiegła pomyślnie, pozostało jedynie podpisać wniosek.

I tutaj pojawił się problem. Przy próbie złożenia podpisu epuap przez członka zarządu pojawił się komunikat:

Błąd krytyczny! Wystąpił nieoczekiwany błąd systemu.

Problem nie pojawiał się przy podpisywaniu sprawozdań finansowych innych spółek z o.o., nie była to zatem wina po stronie dostawcy usługi epuap. Należało wykluczyć również błędy co do ilości złożonych dokumentów, gdyż system zweryfikowałby je na wcześniejszym etapie składania wniosku.

Okazało się, że przyczyna błędu krytycznego leżała w zbyt długiej i zbyt skomplikowanej nazwie pliku wgranego do repozytorium. Wystarczyło skrócić nazwę pliku ze sprawozdaniem finansowym do: „sprawozdanie” a uchwały o przeznaczeniu zysku lub pokryciu straty do: „uchwala” i podpisanie wniosku było możliwe.

Aby uniknąć podobnego błędu krytycznego przy składaniu sprawozdań finansowych do RDF należy:

1. stosować krótkie nazwy plików;
2. bez polskich znaków;
3. unikać załączania plików o dużych rozmiarach (np. skanów w bardzo wysokiej jakości)