W przypadku spółki z o.o. istotne jest, czy wspólnicy mogą swobodnie „dołożyć” do spółki większą ilość środków. Taka potrzeba pojawia się nie tylko w sytuacjach kryzysowych, gdy spółka ma problemy z wypłacalnością, ale również przy finansowaniu nowych inwestycji. Jednym z najprostszych sposobów, choć nie całkowicie pozbawionym formalności, jest udzielenie spółce pożyczki przez wspólnika.

Nie będę rozwodził się nad tym, jak łatwo uzyskać takie finansowanie. Na potrzeby tego artykułu przyjmuję, że wspólnik sfinansuje spółce niezbędne wydatki z takim zaangażowaniem, jakby wspierał własną córkę (wiem po sobie).

Pożyczka od wspólnika to rozwiązanie znacznie prostsze niż podwyższenie kapitału zakładowego czy wprowadzenie dopłat. Nie wymaga zmiany umowy spółki ani zgłoszenia do KRS. Wystarczy zawarcie umowy pożyczki.

Zanim jednak dojdzie do podpisania umowy, warto zadbać o kilka kwestii.

Zgoda zgromadzenia wspólników lub zarządu

Zasadniczo zgoda nie jest wymagana, ale wszystko zależy od zapisów w umowie spółki. Warto poświęcić chwilę na ich analizę. W przypadku zarządu wieloosobowego, nawet jeśli dopuszczalna jest reprezentacja przez jednego członka lub część zarządu, dobrze jest rozważyć wcześniejsze podjęcie uchwały wyrażającej zgodę.

Sytuacja komplikuje się, gdy wspólnik jest jednocześnie członkiem zarządu. W takim przypadku zawarcie przez spółkę umowy pożyczki (a także kredytu, poręczenia czy innej podobnej umowy) z członkiem zarządu wymaga zgody zgromadzenia wspólników. Podobny wymóg pojawia się, gdy spółka zależna zawiera umowę z członkiem zarządu spółki dominującej.

Oprocentowanie i termin zwrotu

Choć przepisy nie nakładają obowiązku oprocentowania pożyczki, w praktyce podatkowej brak odsetek może rodzić ryzyko. Urząd skarbowy może uznać taką pożyczkę za nieodpłatne świadczenie, co skutkuje koniecznością opodatkowania CIT. W skrajnych przypadkach może pojawić się również ryzyko uznania pożyczki za darowiznę.

Dowolne ustalenie oprocentowania może prowadzić do obowiązku sporządzenia dokumentacji cen transferowych, ponieważ wspólnik i spółka z o.o. są traktowani jak podmioty powiązane.

Pomocna może być tu instytucja safe harbour, która pozwala automatycznie uznać warunki pożyczki za rynkowe. Minister Finansów co roku publikuje obwieszczenie, w którym wskazuje bazową stopę procentową i marżę dla celów cen transferowych. Dokument ten określa również maksymalny okres pożyczki i jej wartość, przy których można skorzystać z uproszczeń.

Reprezentacja spółki przy podpisywaniu umowy

Standardowo spółkę reprezentuje zarząd, zgodnie z zasadami określonymi w umowie spółki. Jeśli jednak wspólnik jest jednocześnie członkiem zarządu, sytuacja wymaga szczególnego podejścia. W takim przypadku spółkę powinien reprezentować albo członek rady nadzorczej, albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Czy w Waszej spółce działa rada nadzorcza? Przypuszczam, że w większości przypadków nie. W takiej sytuacji konieczne będzie powołanie pełnomocnika do zawarcia umowy. O tym, kto może pełnić taką funkcję, napiszę osobny artykuł.

Pożyczka od wspólnika to elastyczne i szybkie źródło finansowania spółki z o.o. Wymaga jednak przemyślenia – zarówno pod kątem formalnym, jak i podatkowym. W razie wątpliwości zapraszam do kontaktu, szczególnie gdy w grę wchodzą większe kwoty lub nietypowe warunki.