W relacjach między spółką z o.o. a jej członkami zarządu często pojawiają się sytuacje, w których konieczne jest zawarcie umowy, np. umowy o pracę, kontraktu menedżerskiego, czy umowy o świadczenie usług. W takich przypadkach należy pamiętać, że spółka z o.o. nie może być reprezentowana przez zarząd.

Przepis art. 210 § 1 kodeksu spółek handlowych jest jednoznaczny. Spółkę w umowie z członkiem zarządu reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. To szczególne rozwiązanie ma na celu uniknięcie konfliktu interesów pomiędzy członkiem zarządu a spółką z o.o. W tym artykule zajmiemy się reprezentowaniem spółki z o.o. przez pełnomocnika powołanego uchwałą zgromadzenia wspólników.

Na obowiązek powołania pełnomocnika do zawarcia umowy z członkiem zarządu nie ma znaczenia ustalony sposób reprezentacji spółki (np. każdy członek zarządu samodzielnie). Również podpisanie się w imieniu zarządu spółki przez inną osobę wchodzącą w jego skład nie doprowadzi do zawarcia skutecznej umowy.

Kiedy zatem należy konkretnie powołać pełnomocnika? W każdej sytuacji, gdy spółka z o.o. zawiera umowę z członkiem zarządu i to zarówno odpłatną, jak i nieodpłatną. Do najbardziej typowych umów należą:

– zawarcie umowy o pracę z członkiem zarządu;
– podpisanie umowy zlecenia lub kontraktu menedżerskiego;
– zawarcie umowy sprzedaży lub najmu między spółką a członkiem zarządu (np. spółka wynajmuje od członka zarządu lokal lub samochód);
– udzielenie spółce pożyczki przez członka zarządu.

W każdym z tych przypadków spółka z o.o. nie może być reprezentowana przez zarząd. W spółkach z o.o., które nie mają rady nadzorczej konieczne jest podjęcie uchwały zgromadzenia wspólników o powołaniu pełnomocnika (do konkretnej umowy lub rodzaju umów). Przepis wyraźnie stanowi, że uchwała może zapaść wyłącznie na zgromadzeniu wspólników. Należy zatem pamiętać, aby spełnić wszystkie konieczne wymagania formalne dla ważności zgromadzenia wspólników.

Zawarcie umowy z członkiem zarządu bez właściwej reprezentacji (np. przez inną osobę z zarządu lub pełnomocnika powołanego w nieprawidłowy sposób) skutkuje nieważnością czynności prawnej. Oznacza to, że umowa nie wywołuje skutków prawnych od samego początku, tak jakby nigdy nie została zawarta. Może to prowadzić do poważnych problemów, zarówno dla samej spółki z o.o., jak i dla członka zarządu. Wynagrodzenie wypłacone na podstawie nieważnej umowy może zostać uznane za nienależne świadczenie, a umowa sprzedaży czy pożyczki może być zakwestionowana przez wspólników lub organy podatkowe. Nieważność umowy o pracę może skutkować wydaniem przez ZUS decyzji o niepodleganiu ubezpieczeniom społecznym.

Warto zadbać o prawidłowe umocowanie do zawarcia umowy w imieniu spółki z o.o., nie tylko ze względów formalnych, ale także dla bezpieczeństwa prawnego obu stron. Nieprawidłowej reprezentacji po stronie spółki z o.o. nie można później „uzdrowić” (np. poprzez powołanie pełnomocnika post factum). Wybór odpowiedniego pełnomocnika i prawidłowe podjęcie uchwały to nie tylko kwestia formalności, ale element ochrony interesów spółki z o.o.