Z powodu epidemii COVID-19 termin na zatwierdzenie sprawozdania finansowego spółki z o.o. został przedłużony do 30 września 2021 r. Trwają jeszcze wakacje, dlatego to we wrześniu, w wielu spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością odbędzie się zwyczajne zgromadzenie wspólników, na którym zatwierdzone zostanie sprawozdanie finansowe, dokona się przeznaczenia zysku/pokrycia straty, a także udzielone zostanie absolutorium członkom zarządu.

Zwołanie zgromadzenia wspólników opisałem w tym wpisie: https://kuspitkancelaria.pl/blog/zwolanie-zgromadzenia-wspolnikow-spolki-z-o-o-wzor-uchwaly-i-zaproszenia/. Znajdziesz tam również wzór uchwały zarządu o zwołaniu zgromadzenia wspólników oraz wzór zaproszenia.

I właśnie na kwestię wysyłania zaproszeń do wspólników chciałbym jeszcze raz zwrócić uwagę. Dotyczy to zwłaszcza spółek, w których zgromadzenie wspólników niekoniecznie jest nudną formalnością. Zarząd musi dopilnować, aby zaproszenia zostały wysłane do wspólników co najmniej dwa tygodnie przed dniem zgromadzenia. Od strony praktycznej, termin dwutygodniowy musi się kończyć najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień zgromadzenia.

Czy wysłanie zaproszeń z naruszeniem terminu określonego w kodeksie spółek handlowych zawsze powoduje nieważność uchwał podjętych na takim zgromadzeniu? Niekoniecznie, aczkolwiek jest to podstawa do podważenia takiej uchwały przez organy spółki lub wspólników na drodze sądowej. Dużo zależy od porządku obrad konkretnego zgromadzenia, zakresu podejmowanych spraw, czy obszerności dokumentacji, z którą wspólnik powinien się zapoznać, aby móc odpowiednio przygotować się do zgromadzenia. Kilka dni mniej na lekturę dokumentów finansowych może być pretekstem do podważenia uchwały.

Szkoda czasu na ewentualne potyczki sądowe skoro wyłącznie dzięki zachowaniu odpowiedniego terminu zarząd będzie mógł spać spokojnie.