Zarząd spółki z o.o. jest zobowiązany do corocznego przedkładania sprawozdania finansowego spółki wraz z pozostałymi dokumentami do KRS (Repozytorium Dokumentów Finansowych). Odbywa się to wyłącznie w formie elektronicznej, najczęściej za pośrednictwem Repozytorium Dokumentów Finansowych na stronie ekrs.ms.gov.pl. Jest to forma dość wygodna, a przede wszystkim bezpłatna (brak konieczności uiszczenia opłaty od wpisu w KRS).

Problem ze złożeniem sprawozdania do repozytorium może pojawić się w sytuacji, gdy członek zarządu nie posiada numeru PESEL (w sytuacji, gdy jest obcokrajowcem) lub jego dane nie zostały jeszcze ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym. Z punktu widzenia przepisów kodeksu spółek handlowych, osoba staje się członkiem zarządu z datą powołania (najczęściej podjęcia uchwały przez wspólników). Zgłoszenie danych nowego członka zarządu do KRS chociaż obowiązkowe, nie powoduje nieważności wyboru.

Dane członków zarządu uprawnionych do złożenia sprawozdania finansowego są zaczytywane z Krajowego Rejestru Sądowego. Oznacza to, że jeżeli w składzie zarządu spółki z o.o. zaistniała zmiana, która nie została jeszcze ujawniona w KRS (w zależności od konkretnego wydziału gospodarczego KRS cały proces może trwać od kilku dni do nawet 3 miesięcy), system Repozytorium Dokumentów Finansowych jej nie widzi. Nie ma również możliwości samodzielnego dodania nowego reprezentanta spółki.

W takiej sytuacji możliwe są następujące rozwiązania:

1. złożenie sprawozdania przez system S24 jako wniosek o zmianę danych spółki (konieczność poniesienia dodatkowej opłaty sądowej w wysokości 140 zł);
2. wstrzymanie się ze zgłoszeniem do czasu złożenia wniosku do KRS o zmianę osób reprezentujących spółkę lub rozpatrzenia wniosku (nie zawsze jest to możliwe, zwłaszcza, gdy KRS wyznaczył termin złożenia dokumentów pod rygorem nałożenia grzywny na członków zarządu);
3. złożenie sprawozdania przez pełnomocnika – radcę prawnego

Zwłaszcza przy konieczności szybkiego ujawnienia sprawozdania finansowego spółki warto rozważyć trzecie rozwiązanie (pozostałe zalety opisałem tu: https://kuspitkancelaria.pl/blog/zlozenie-sprawozdania-finansowego-przez-pelnomocnika-radce-prawnego/).

Terminowe ujawnianie dokumentów finansowych spółki z o.o. w KRS pozwala nie tylko uniknąć grzywny nakładanej przez wydziały gospodarcze KRS, ale buduje również wiarygodny wizerunek spółki wśród kontrahentów i inwestorów.